Secretaresse zijn bij d&u

Hoe blijf je als secretaresse van betekenis in deze digitale tijd?

De opleiding directiesecretaresse aan het Noorderpoort College heb ik in 2002 al afgerond. Tegenwoordig heet de opleiding office assistent i.p.v. (directie) secretaresse. De opleiding van toen is heel anders dan nu en dit geldt ook voor de werkzaamheden. Hiermee wil ik zeggen dat het vak secretaresse anno 2019 ontzettend is veranderd. Wat voorheen zo vanzelfsprekend was, zoals vergaderingen voorbereiden, dossiers up-to-date houden en afspraken maken met klanten, doen onze collega’s en directie het tegenwoordig veel meer zelf.

Hoe zorgen wij er dan wel voor dat wij in een digitale werkomgeving van betekenis te blijven?

Chantal Lutterop-van Duinen, secretaresse d&u accountants en adviseurs
Chantal Lutterop-van Duinen, secretaresse d&u accountants en adviseurs

Secretaresse zijn bij d&u accountants en adviseurs is sowieso niet de “standaard” secretaresse zijn, zoals iedereen die kent. Wij werken niet specifiek voor de directie, wij werken voor het hele kantoor. Het uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden, welke wij omschrijven als het uitwerken en afhandeling van schriftelijke en mondelinge communicatie en correspondentie, het ontvangen van bezoekers en het verwerken van telefoonverkeer, worden dan ook niet door collega’s overgenomen. Maar door een snel veranderende werkomgeving door digitalisering, flexibilisering en een steeds groter wordende rol van het internet (o.a. social media) vraagt ons wel aan te passen aan de nieuwe werkomstandigheden.

In onze functie wordt veel meer projectmatig gewerkt. Zoals na het opstarten van het digitale portaal waarvoor wij de werkprocessen onderzoeken, zo goed mogelijk inrichten en uitwerken. Wij laten het werkproces zo soepel mogelijk verlopen voor onze collega’s. Wij weten als geen ander hoeveel impact verandering van werkprocessen heeft op de gewoontes van onszelf en onze collega’s en wij ondersteunen onze collega’s waar nodig is.

Ondanks dat wij nog steeds het eerste aanspreekpunt zijn voor onze klanten en collega’s, blijft onze rol als secretaresse veranderen. We hebben nu meer te maken met wisselende prioriteiten, alsmede veel ad hoc werkzaamheden.

Desalniettemin zorgen wij ervoor dat wij het spin in het web, alsmede van betekenis voor morgen blijven.

Met vriendelijke groet,

Chantal Lutterop-van Duinen

secretaresse d&u accountants en adviseurs